BEHEER PERSOONSGEGEVENS BIJ DE VERENIGING DE WIERINGER MOLENS
PRIVACY-REGLEMENT
INLEIDING
DWM verwerkt persoonsgegevens. In dit privacystatement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door de vereniging.
DWM streeft ernaar te voldoen aan de geldende wetgeving ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens. Met ingang van 25 mei 2018 is dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een individu zeggen. Bijvoorbeeld naam, (mail)adres, geboortedatum, foto’s e.d. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar een individu herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Wanneer anderen die persoonsgegevens in bezit hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan.
Het beschermen van ieders privacy is een onderwerp waar de laatste jaren in toenemende mate aandacht voor is. In het digitale tijdperk, waarin het uitwisselen van informatie op grote schaal een peulenschil is geworden, is het goed om alert te zijn op misbruik van persoonsgegevens. Dat geldt ook voor een vereniging als De Wieringer Molens. Met ingang van 25 mei 2018 is een nieuwe wet van kracht: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is Europese wetgeving die de in 2001 ingevoerde Wet bescherming persoonsgegevens vervangt. In dit privacystatement geven wij aan hoe De Wieringer Molens voldoet aan de wetgeving.
BIJZONDERE PERSOONSGEGEVENS
DWM verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn strikt vertrouwelijke gegevens waarvoor extra privacybescherming van toepassing is, zoals bijvoorbeeld medische informatie, ras, politieke of geloofsovertuiging, strafrechtelijke gegevens e.d.
WAAROM GEGEVENSBESTANDEN
DWM verzamelt persoonsgegevens om de volgende redenen:
– het bijhouden van een ledenbestand
– het rondsturen van digitale informatie (zoals een nieuwsbrief; informatie mail over molenactiviteiten)
– het rondsturen van het blad Molenpost.
– het bijhouden van contributie-betalingen
– het bijhouden van contactgegevens vrijwilligers
LEDENBESTAND
Voor het ledenbestand worden verzamelt naam, sexe, adres en woonplaatsgegevens alsmede e-mail adres. Tevens wordt erin bijgehouden of men de Molenpost , nieuwsbrief of informatie over activiteiten wenst te ontvangen. Tot slot wordt in het ledenbestand bijgehouden wanneer met lid is geworden, of men de contributie heeft betaald en wanneer het lidmaatschap is beëindigd.
Het ledenbestand wordt beheert door de ledenadministrateur, thans de penningmeester. Toegang tot het ledenbestand hebben de bestuursleden. Het ledenbestand is een digitaal bestand, waarvan het moederbestand zich op de computer van de ledenadministrateur bevindt. Deze computer is beveiligd met up-to-date antivirus software. Het delen informatie uit het ledenbestand met de bestuursleden geschiedt op basis van een specifiek verzoek van een bestuurslid en geschiedt per e-mail. Alleen de secretaris mag een kopie van het volledige ledenbestand aanhouden (back-up).
De verwerkingen die plaatsvinden in het ledenbestand betreffen:
- inschrijven,
- adreswijziging
- uitschrijving
- wel/niet molenpost
- wel/niet nieuwsbrief
- contributieheffing
Gegevens uit het ledenbestand worden gedeeld met de redactie van de Molenpost ten behoeve van de verspreiding van het blad Molenpost. Het betreft dan alleen leden, die aangegeven hebben de Molenpost te willen ontvangen. De gegevens die gedeeld worden zijn naam, adres, postcode en woonplaats. Deze gegevens worden door de redactie van de Molenpost gedeeld met de verspreider van de Molenpost. De redactie van de Molenpost en de verspreider zijn verplicht om de toegezonden gegevensbestanden maximaal één maand te bewaren (t.b.v. controle op de juiste verspreiding).
Nieuwe leden worden in het aanmeldformulier gevraagd of zij de Molenpost, de nieuwsbrief of informatie over activiteiten via e-mail willen ontvangen. Bestaande leden zullen eenmalig alsnog gevraag worden of zij een nieuwsbrief of informatie over activiteiten willen ontvangen; dit zal om efficiencyredenen geschieden bij de contributieaanschrijving van 2019.
Leden kunnen de informatie over hen in het ledenbestand is opgeslagen opvragen of laten wijzigen. Dit kunnen zij doen door een mail of brief te sturen aan de secretaris.
Gegevens over leden wordt verwijderd uit het ledenbestand na beëindiging van het lidmaatschap en nadat de jaarrekening door de Algemene Ledenvergadering is goedgekeurd, tenzij er sprake is van een betalingsachterstand van de contributie. Bij een betalingsachterstand worden de gegevens pas verwijderd na de betaling of na het royement van het lid.
CONTACTGEGEVENS VRIJWILLIGERS
De contactgegevens van vrijwilligers worden verzameld en bijgehouden om op adequate wijze te kunnen communiceren met en tussen de vrijwilligers en – in geval van calamiteiten – met de naaste familie of partner van de vrijwilligers. Tevens worden contactgegevens gebruikt voor sociale doeleinden om de cohesie tussen de vrijwilligers te versterken (zoals felicitaties bij verjaardagen of andere belangrijke gebeurtenissen).
De gegevens van vrijwilligers die worden verzameld zijn naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer(s), geboortedatum, naam naaste partner en hun telefoonnummer.
De contactgegevens worden beheerd door de secretaris. De contactgegevens is een digitaal bestand, waarvan het moederbestand zich op de computer van de secretaris bevindt. Deze computer is beveiligd met up-to-date antivirus software.
De contactgegevens worden gedeeld via e-mail of andere digitale media met de bestuursleden, vrijwilligers en de molenaars. Voorin het logboek van de beide molens bevindt zich een afschrift van de contactgegevens. Contactgegevens (zonder partnergegevens) mogen in de molen of de molenboet worden opgehangen op een dusdanige plaats dat deze niet (direct) zichtbaar zijn voor bezoekers.
Vrijwilligers kunnen de informatie over hen in de contactgegevens opvragen of laten wijzigen. Dit kunnen zij doen door mondeling verzoek te doen of een mail of brief te sturen aan de secretaris.
Contactgegevens over vrijwilligers worden 3 maanden na opzegging als vrijwilliger verwijderd.
VRAGEN, KLACHTEN OF DATALEKKEN
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door DWM kunt u terecht bij de secretaris van de vereniging.
DWM heeft de secretaris aangewezen als functionaris die naleving van de wet- en regelgeving coördineert. De secretaris is tevens het meldpunt voor datalekken. De Aandachtsfunctionaris Gegevensbescherming kunt u bereiken op telefoonnummer 0223-533 139 of per mail: wieringermolens@ziggo.nl
WIJZIGINGEN PRIVACYBELEID
DWM streeft naar een zo actueel mogelijk privacybeleid en behoudt zich daarom het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacystatement. Op de website van DWM is altijd het meest recente statement beschikbaar.